Идея управлять знаниями обычно появляется в сообществах и организациях, когда приходит понимание, что накопленный опыт стоит систематизировать, чтобы использовать его развития сотрудников организации или отрасли в целом.
Системы управления знаниями (knowledge management system, KMS) набирают популярность и постепенно становятся стандартом IT-отрасли.
Особенности «ковидного времени» крайне увеличили интерес к системам хранения и управления знаниями, т.к. часть сотрудников и нанимается, и адаптируется уже удаленно. Поэтому перед компаниями все острее стоит задача подготовки, оценки и врабатываемости персонала.
Источник https://foundersguide.com/
Какие задачи должна решать хорошая KMS?
Поскольку мы ориентируемся на сферу IT, то примеры будут из IT, но KMS нужна практически всем организациям, которые аккумулируют большой опыт работы с информационными активами (банки, общественные и политические организации, сети ритейла, университеты и даже школы). Зачастую этот опыт уникальный, его систематизация помогает обучать сотрудников, что позволяет компании или организации быстрее развиваться.
Что входит в задачи при создании KMS:
- поиск информации, которую стоит вносить в систему. Самое важное, определить, кто обладает тем опытом, который пригодится в создании KMS.
- сбор информации: опросы, анкеты, интервью, шаблоны отчетов, материалы конференций, митапов и др. Все это пригодится в формировании KMS.
- оценка релевантности, действительно ли стоит хранить эту информацию, пригодится ли она команде (компании) в будущем.
- систематизация. Сильно зависит от масштаба и потребностей компании. Если компания небольшая, достаточным будет создание хранилища для документов и отчетов. Если компания большая, то тут не обойтись без интеграции с отделами рекрутинга и HR, маркетинга, закупок и пр.
- распространение (рассылка, подписка, обзоры, совместная работа).
- актуализация информационных активов организации — своевременное добавление новых кейсов, внесение изменений в хранящуюся информацию.
KMS должна быть интуитивно понятна в использовании, чтобы сотрудникам хотелось к ней обращаться — не только искать ответы на вопросы, но и вносить собственные предложения. Часто для ведение KMS выделяется позиция редактора, который продвигает миссию KMS и обучает сотрудников пользоваться этой системой.
Обычно база знаний состоит из следующих разделов:
- Новости компании
- Инструкции, регламенты, гайдлайны
- Конспекты семинаров, курсов и тренингов, отчеты с мероприятий
- Описание успешных и поучительных кейсов компании
- Полезные ссылки и статьи и др. знания (библиотека)
- Планы и “хотелки” компании
Выбор KMS зависит от задач, которые с помощью нее хочет решить компания. Традиционно в IT были KMS в виде WIKI, в табличке ниже вы найдете несколько примеров. Последней строчкой мы указали конструктор для базы знаний, где можно создать KMS под свою компанию.
Confluence
И, конечно же, есть Confluence — продукт компании Atlassian, специальное пространство для работы команды, где собираются накопленные командой знания. Очень удобно использовать для совместной работы команды или даже департаментов. Команды могут вносить не только свои извлеченные уроки и создавать кейсы, но и строить планы на будущее, обозначать области, которые хотели бы исследовать и развивать. Доступы в систему можно настроить таким образом, чтобы команды могли видеть и чем занимаются другие команды в организации и обмениваться информацией. Confluence, как и все продукты Atlassian, удобны подробными текстовыми и видео-инструкциями, большим набором функций, которые можно настроить под нужды команды или организации. Также Confluence интегрируется с другими продуктами семейства Atlassian.
На занятиях в школе HRPR вы узнаете о инструментах работы с командой!
С возможностью совместной работы для получения быстрых результатов.
