Как проводить One On One: плюсы и минусы оценки

One on one

Это регулярные встречи подчиненного и руководителя для обсуждения проблем, препятствий в работе, мотивации, плана развития сотрудника, обсуждение взаимоотношений.
Технические специалисты не очень любят общаться, они любят решать задачки, поэтому если их ожидания не совпали с реалиями новой компании, могут просто уйти после месяца-двух без объяснения причин. Технология one on one позволяет сократить отток сотрудников с онбординга. Обратите внимание, это именно технология, а значит, у нее есть четкие правила и повестка, это не просто беседы за чаем, которые недолюбливают айтишники.

Правила данной технологии

1. Встречи должны быть регулярными. Раз в неделю, 2 недели, месяц, квартал, полгода, год, в зависимости от нужд сотрудника, проекта, процессов и традиций компании. Отменить или перенести встречу можно только по очень веской причине.

2. Встреча длится полчаса. Обычно используют форматы:

• 15/15 — первые 15 минут говорит подчиненный, следующие 15 минут — менеджер;
• 10/10/10 — все то же самое, только последние 10 минут отводятся для обсуждения действий (action points);
• 15/10/5 — последние 5 минут менеджер использует для протоколирования беседы, чтобы к ней было проще вернуться на следующем митинге.

Если менеджер располагает большим количеством времени или встречи проводятся раз в квартал, раз в полгода или год, то длительность может быть увеличена, но не более 1 часа.

3. Встреча заканчивается формулированием конкретных action points для подчиненного и менеджера. Например, подчиненный не опаздывает на ежедневный митинг, а руководитель «выбивает» месяц назад обещанную лицензию или доступ.

4. На встречах ведутся записи. Менеджер может завести карточку сотрудника и там записывать актуальную информацию по мотивации, трудностям, важные факты, достигнутые договоренности и непосредственно историю встреч.

5. Менеджер должен говорить не больше сотрудника. Эта встреча не должна превращаться в бенефис менеджера, он должен создать все условия, чтобы сотрудник мог высказаться. Односложные ответы тоже не в счет.

6. Подготовить список вопросов для обсуждения: темы-айсбрейкеры, чтобы раскачать сотрудника, и темы, которые вы хотели обсудить. Списки актуальных вопросов готовятся с двух сторон.

Обязательные темы (+вопросы) для one on one встречи

• Выяснить текущее положение дел. Где сотрудник находится, что он ожидает, совпадает ли его точка зрения с позицией компании.
  Открытые вопросы: Расскажи, пожалуйста, чем занимаешься, над чем работаешь? Что вызывает трудности, а что дается легко?
• Отметить достижения.
  Похвалить. Вот это ты сделал здорово, а вот это быстро, и тут ты заметил и сказал, мы очень ценим твою дисциплинированность, доброжелательность и т.д.
  Похвала должна быть конкретной, основанной на реальных кейсах.
• Разбор ошибок и определение точек роста.
  Также должно быть основано на реальных кейсах. Вот тут не получилось, как думаешь, чего не хватило, что надо было сделать по-другому и как этого избежать в будущем?
  Использовать Я-конструкции: «Я расстроился, когда узнал, что…», «Мне было неловко…»
• Мотивация. Вначале ее нужно нащупать, она разная для разных людей.
  Что в работе приносит наибольшее удовлетворение? Как сделать твою жизнь проще, лучше?

Примеры вопросов, action points и timelane смотрите в карусели ↓.

Плюсы оne on one

• Выстраивание комфортных для работы взаимоотношений в команде, атмосферы доверия и уважения. Мнение каждого члена команды важно, каждый сотрудник может внести предложение по рабочим процессам и рассказать о своих трудностях.
• Возможность для подчиненного подготовить вопросы и высказаться по ним в отведенное для него время. В том числе и неудобные вопросы.
• Помогает отслеживать настроения в команде, признаки выгорания, что позволяет эффективнее управлять рисками проекта (чтобы никто не уволился резко, без предупреждения).
• Плюс для сотрудника: получение профессионального фидбэка, который способствует росту сотрудника и намечает конкретные шаги для достижения поставленных профессиональных целей.
• Плюс для менеджера: прокачать свои менеджерские скиллы: тайм-менеджмент, оперативная мотивация, умение задавать вопросы, ставить цели, быстро налаживать контакт, слушать, отрабатывать возражения и др.

Минусы one on one

• Занимает много времени. Если у менеджера команда из 8 человек, то в неделю нужно выделить 4 часа на проведение митингов one on one. Хороший менеджер будет к ним готовиться, так что подготовка займет еще часа 2.
• Легко испортить. Можно «запороть» одно из правил, например, регулярность. Вы встречаетесь с сотрудником по четвергам в 16:00, что бы там ни говорил подчиненный, этих встреч он ждет, они для него важны. И если пропустить одну без предупреждения, без объяснения причины, то доверие, наработанное за предыдущие месяцы, будет подорвано. Или не вели записи предыдущего разговора, а потом на следующей встрече не могут вспомнить, о чем говорили, к чему пришли и что хотели сделать. Таким образом, невозможно оценить, был ли прогресс по обсуждаемому вопросу.
• Не всем подходит. Менеджер должен обладать достаточным запасом дружелюбия, открытости и желания вникать в ситуацию, также менеджер должен быть в ресурсе для таких встреч. Ведь услышать на one on one можно все что угодно, любые претензии, обвинения, жалобы и т.д. Если менеджер к этому не готов и не может быстро обрабатывать такого рода «возражения», лучше не браться.
• Подчиненные могут бойкотировать данную практику, считая ее шпионскими играми и выпытыванием информации, которая может быть использована против них. На вопрос: «А как тебе работается с Петей?» сложно ответить прямо, ведь это заявление касается не только тебя, но и Пети. Откуда я знаю, с какой целью вы интересуетесь, может, вы Петю уволить хотите и собираете информацию. В общем, всегда надо объяснять цели беседы сразу, а лучше заранее провести установочную встречу с подчиненными и объяснить правила и цели оne on one встреч.
• Настройка процесса может занять довольно много времени. Как сделать эти встречи продуктивными, чтобы не скатываться на обсуждение отвлеченных тем и хождение по кругу без видимого прогресса? Менеджер может месяцы потратить на наладку процессов, потом состав команды поменяется, или проект приостановят, или еще что-нибудь. Менеджер должен на этапе принятия решения о внедрении технологии one on one оценить возможности, целесообразность и риски.

Кто проводит one on one: PM или HR?

Удобно проводить one on one для онбординга новых сотрудников. Встречаться еженедельно со списком конкретных вопросов с обеих сторон. Если тем для обсуждения становится меньше, то частоту встреч можно снижать, но не отменять вовсе.
Обычно такие встречи проводят РМ, team lead, ресурсный менеджер или даже эйчар. Если проводит кто-то из первых 3 ролей, то задача эйчара научить, как правильно проводить данные встречи, и составить список обязательных вопросов.

Чем one on one отличается от performance appraisal?

One on one — не то же самое, что performance appraisal, где больше оцениваются хард-скиллы сотрудника и конкретные измеримые профессиональные достижения. One on one больше про мотивацию, культуру, отношения в команде и психологический комфорт.